PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA

P-GD-03

Elaborado por	Revisado por	Aprobado por
Yohana Andrea Guerra Correa

Contratista

Vanessa Zuluaga Pérez

Subdirectora Administrativa y Financiera	Vanessa Zuluaga Pérez

Subdirectora Administrativa y Financiera

Objetivo

Brindar a los funcionarios y contratistas del Instituto que tienen bajo su responsabilidad la administración de la información que se genera o recibe en cumplimiento de sus funciones, un instrumento orientador que apoye a la clasificación, organización, valoración, uso y custodia de la información, sin perder de vista los derechos que tienen los usuarios y sin descuidar los requerimientos normativos.

Alcance

El presente procedimiento aplica para toda la documentación generada y recibida por el instituto y que se encuentra registrada en los instrumentos de gestión de información pública: Registro de Activos de Información, Índice de Información Clasificada y Reservada y el Esquema de Publicación de Información.

Definiciones aplicables

Activo de información: Es una pieza de información definible e identificable, almacenada en cualquier medio.

Características de los activos de la información: Un activo de información puede tener las siguientes características, independiente del tipo de activo:

- El activo de información es reconocido como valioso para el Instituto.

-No es fácilmente reemplazable sin incurrir en costos, habilidades especiales, tiempo, recursos o combinación de los mismos.

- Forma parte de la identidad de la entidad y sin la cual el ISVIMED puede estar en algún nivel de riesgo.

Categorías de información: Toda información de contenido o estructura homogénea, sea física o electrónica, emanada de un mismo sujeto obligado como resultado del ejercicio de sus funciones y que pueda agruparse a partir de categorías, tipos o clases según sus características internas (contenido) o externas (formato o estructura). En el Instituto se entienden estas categorías como las representadas en las series y subseries documentales de las Tablas de Retención Documental.

Dato personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Información: Hace referencia a los datos tratados que se encuentran en forma digital o no digital. Se empleará como base para esta metodología la definición de la familia de normas ISO 27000 y la Información en forma digital o no digital creada, procesada, almacenada, archivada o borrada durante la ejecución de procesos misionales; por ejemplo: bases de datos, registros, correos electrónicos, código fuente, documentos en papel, diseños, datos procesados, listas de contactos, calendarios, imágenes y toda aquella información que se considere con valor para el Instituto. Por otra parte, la Ley 1712 de 2014, artículo 6, la define como: “un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen”.

Información clasificada: La Ley 1712 de 2014, artículo 18, en concordancia con la Ley 1266 de 2008 (Hábeas Data), indican que existe información que por su naturaleza no debe ser divulgada ya que puede atentar contra la intimidad de su propietario y sólo es relevante para el titular. En esta categoría se encuentra la información de carácter privado y semi-privado.

Información disponible: Información que puede ser solicitada o consultada por la ciudadanía pero que no se encuentra publicada en el sitio web de la entidad.

Información privada: La jurisprudencia de la Corte Constitucional, en Sentencia T-729 de 2002, hace referencia a la información privada de la siguiente manera:

“La información privada, será aquella que por versar sobre información personal o no, y que, por encontrarse en un ámbito privado, sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones. Es el caso de los libros de los comerciantes, de los documentos privados, de las historias clínicas o de la información extraída a partir de la inspección del domicilio. “Esta información, que es sensible dentro del Instituto, puede causar pérdidas serias a la entidad, disminución de confianza en la Entidad, daños a terceros y afectación de las relaciones con terceros. Esta calificación incluye información altamente confidencial y personal. Sólo estaría disponible a un grupo específico debido a su función o rol y si esta información se filtra fuera del Instituto causará pérdida de imagen o pérdidas financieras. La ruptura de la CONFIDENCIALIDAD compromete legal o administrativamente a la entidad. El acceso a esta información debe ser restringido sobre el principio de “Necesidad de ser conocida”. En caso de requerirse la divulgación de la información a una tercera parte se requiere la aprobación del propietario y se recomienda la firma de un acuerdo de confidencialidad.

Información Pública: La Ley 1712 de 2014, artículo 6 la describe como: “Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera o controle en su calidad de tal”. Esta información es creada en el curso normal de la función misional de la entidad y tiene poca probabilidad de causar daño. La información pública incluye la información que debe ser publicada por mandato legal o para dar cumplimiento a una política de divulgación de información del Instituto. Está disponible al ciudadano, funcionarios, contratistas, subcontratistas y demás personal que trabaja para el Instituto.

Información pública clasificada: De acuerdo a la Ley 1712 de 2014, artículo 6: “Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semi-privado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley”. En caso de la divulgación de esta información, puede existir afectación a los derechos de privacidad de personas naturales o jurídicas descritas en el Artículo 18 de la Ley 1712 de 2014.

Información pública reservada: De acuerdo al artículo 6 de la Ley 1712 de 2014 se define como “Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a bienes o intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de esta ley”.

Información publicada: Toda aquella documentación o información que ha sido publicada en el sitio Web oficial de la entidad.

Información semiprivada: Según el artículo 3 de la Ley 1266 de 2008, un dato semiprivado es “el que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios” En la sentencia T-729 de 2002, la Corte Constitucional hace referencia a la información semi-privada de la siguiente manera: “La información semi-privada, será aquella que por versar sobre información personal o impersonal y no estar comprendida por la regla general anterior, presenta para su acceso y conocimiento un grado mínimo de limitación, de tal forma que la misma sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad administrativa en el cumplimiento de sus funciones o en el marco de los principios de la administración de datos personales. Es el caso de los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social o de los datos relativos al comportamiento financiero de las personas.” Esta información es sensible si está fuera de las instalaciones del Instituto y puede impactar los niveles de servicio, desempeño o generar pérdidas económicas a las personas o la entidad. Esta calificación incluye información personal, registros financieros y bancarios o detalles relacionados con la operación del Instituto. La información sólo está disponible a los funcionarios y contratistas debidamente autorizados; y sólo es suministrada si su conocimiento es necesario para el desarrollo de una función o tarea asignada a la persona. Si esta información se filtra fuera de la entidad, es posible tipificar una negligencia administrativa o financiera. La divulgación de esta información no causa daños serios a la entidad y el acceso a la misma se puede proporcionar a todos los funcionarios, contratistas y demás colaboradores del Instituto. Ejemplo: datos personales básicos, circulares, políticas, materiales de entrenamiento, datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social o de los datos relativos al comportamiento financiero de las personas.

Nivel de Calificación de la Información: Es el estatus con el que se califica cualquier tipo de información, en el Instituto de acuerdo con el riesgo y la exposición, se puede calificar en Información pública, información pública reservada o información pública clasificada (privada y semiprivada).

Tabla de Retención Documental - TRD: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales a la cual se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Ubicación: Se refiere a las rutas que indican el lugar donde se encuentra la información ya sea física o electrónica, como por ejemplo en archivadores físicos, en el disco duro del computador, en discos virtuales, en discos externos, directorio o carpeta en el computador, base de datos, estante, escritorio, etc. La ubicación debe ser lo más precisa posible para que en caso de tener que recuperar la información se pueda identificar rápidamente el lugar en donde se encuentra.

Registro de activos de información: El Registro de Activos de Información es un inventario organizado de la información que se encuentra en posesión, custodia o bajo control de la entidad, independientemente del formato físico o electrónico. Es útil para identificar la información que posee la entidad y en dónde puede ser consultada, ayuda a preservar la memoria institucional y por tanto facilita la continuidad en los procesos administrativos y de gestión.

Activos de información: Es el elemento de información que cada entidad territorial recibe o produce en el ejercicio de sus funciones. Incluye la información que se encuentre presente en forma impresa, escrita en papel, transmitida por cualquier medio electrónico o almacenado en equipos de cómputo, incluyendo datos contenidos en registros, archivos, bases de datos, videos e imágenes.

INTRODUCCIÓN

El Instituto Social de Vivienda y Hábitat de Medellín es el organismo encargado de gerenciar la vivienda de interés social en el Municipio de Medellín, conduciendo a la solución de necesidades habitacionales; especialmente de los asentamientos humanos y grupos familiares en situación de pobreza y vulnerabilidad, involucrando a los diferentes actores públicos, privados y comunitarios en la gestión y ejecución de proyectos de construcción de vivienda nueva, titulación y legalización, mejoramiento de vivienda, mejoramiento de entorno, reasentamiento, acompañamiento social, gestión inmobiliaria y demás actuaciones integrales de vivienda y hábitat en el contexto urbano y rural Municipal y regional.

Por lo anterior y de conformidad con los principios generales de los archivos consagrados en la Ley 594 de 2000, “Ley General de Archivos”, la cual establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado para entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, complementada por el decreto 2609 de 2012 en el cual se explica su ámbito de aplicación y se describen las particularidades técnicas relacionadas con la gestión documental de las entidades del estado; de igual forma decreto 1081 de 2015 señala como instrumentos de la gestión pública el Registro de Activos de Información, Índice de Información Clasificada y Reservada y el Esquema de Publicación de Información.

Estos instrumentos son una de las principales disposiciones que introduce la Ley de Transparencia y el derecho de Acceso a la Información Pública Nacional (Ley 1712 de 2014) la cual tiene como objeto regular el derecho de acceso de información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicación de información.

La información se consolida como uno de los activos más importantes del Instituto, teniendo en cuenta su importancia y en cumplimiento de la normativa, el ISVIMED llevó a cabo la elaboración de dichos instrumentos y con el fin de mantener actualizada la información contenida, construye el procedimiento: “Actualización de los instrumentos de gestión de información pública” esperando que todo los funcionarios y contratistas apliquen los debidos protocolos para el cuidado, custodia, almacenamiento y disposición final de la información acorde con las políticas establecidas.

Es preciso que todos los funcionarios y contratistas que se encuentran desarrollando alguna labor con el Instituto, comprendan el impacto que podría tener la pérdida y/o divulgación de la información considerada como clasificada o reservada que se encuentre a su cargo. Por este motivo, es de suma importancia que cada usuario y/o propietario de la información asuma la responsabilidad de clasificar y administrar la información de acuerdo a las directrices establecidas, así como también por el uso y custodia de la misma, para que se proteja este activo vital para el Instituto, minimizando riesgos, evitando posibles inconvenientes y sanciones, pero sin descuidar los derechos que tiene la ciudadanía en general de acceso a la información.

METODOLOGÍA

Instrumentos de Gestión de Información Pública

Para construir los tres instrumentos, es muy importante que el Institutito tenga actualizadas sus Tablas de Retención Documental –TRD, las cuales se convierten en la base para identificar la información que cada entidad tiene en posesión, custodia o bajo control.

Adicionalmente se sugiere tener en cuenta los Cuadros de Clasificación Documental – CCD referidos al esquema que refleja la jerarquización dada la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Después de identificar la información proceda a organizarla y agruparla por categorías que faciliten el ejercicio de definir su disponibilidad, publicación y acceso de la ciudadanía.

Definir y elaborar la información de cada instrumento:

Tiempo establecido para la actividad (ANS): 1 mes

Registro de activos de información.

El Registro de Activos de Información es un inventario organizado de la información que se encuentra en posesión, custodia o bajo control de la entidad, independientemente del formato físico o electrónico. Es útil para identificar la información que posee la entidad y en dónde puede ser consultada, ayuda a preservar la memoria institucional y por tanto facilita la continuidad en los procesos administrativos y de gestión. Es el elemento de información que cada entidad territorial recibe o produce en el ejercicio de sus funciones. Incluye la información que se encuentra presente en forma impresa, escrita en papel, transmitida por cualquier medio electrónico o almacenada en equipos de cómputo, incluyendo datos contenidos en registros, archivos, bases de datos, videos e imágenes.

El Registro de Activos de Información, se elabora y publica en una hoja de cálculo. Para identificar los activos de información que se incluirán en el registro, se deben tener en cuenta:

Componentes

Índice de información clasificada y reservada

El Índice de Información Clasificada y Reservada es el inventario de la información pública que puede causar un daño a determinados derechos o intereses públicos (Reserva) o privados (Clasificación), por lo que no es publicable. Este índice cumple dos funciones:

Sirve para que la ciudadanía conozca cuáles son los documentos que tienen acceso restringido.

Facilita las respuestas a solicitudes de acceso a la información pública reservada o clasificada, dado que dichas respuestas deben basarse en este índice, conforme a lo establecido en el artículo 2.1.1.4.4.1 del Decreto 1081 de 2015. (Ver guía de Respuesta a Solicitudes de Información).

Información clasificada o reservada

La Ley 1712 de 2014 señala que toda la información que esté en posesión, custodia o bajo control de las entidades obligadas de la Ley 1712 de 2014, es pública. Pero existen excepciones con el fin de evitar que se causen daños a derechos de las personas o a intereses públicos. Para aplicar estas excepciones se deben cumplir unos requisitos establecidos en esa Ley:

Que estén permitidas en una ley, o decreto con fuerza de ley, tratado o convenio internacional ratificado por el Congreso o en la Constitución.

Que se relacionen con unos derechos o bienes establecidos en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014.

Que se motive y pruebe la existencia del daño presente, probable y específico, que se causaría con la divulgación de la información. (Para profundizar en estos conceptos se sugiere ver guía de Respuesta a Solicitudes de Información).

La información clasificada se refiere a información que, al ser divulgada, puede causar daño a ciertos derechos de personas naturales o jurídicas, relacionados especialmente con la privacidad de éstas. El artículo 18 de la Ley 1712 señala cuáles son esos derechos:

“El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público”.

“El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad”.

De acuerdo al artículo 18 de la Ley 1712 de 2014, el tiempo en el que una categoría de información puede estar clasificada es ilimitado. La única forma en que esta información puede darse a conocer al público es que la persona de la que trata la información lo permita de forma expresa: ya sea por medio de un documento firmado o por medio de una grabación o por cualquier otro medio que permita concluir que se obtuvo esa autorización. En cualquiera de estos casos, el sujeto obligado debe conservar prueba de la autorización. Adicionalmente, se debe informar al titular (la persona de la que trata la información) cuáles son los fines con los que se hará el tratamiento de la información. Con respecto a los datos sensibles, se debe informar al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de éstos. El sujeto obligado debe informar al titular cuáles son sus Políticas de Tratamiento de Información a través de un aviso de privacidad que incluya), como mínimo:

Nombre o razón social y datos del responsable del tratamiento.

El tratamiento que se dará a los datos y su finalidad.

Los derechos que tiene el titular según el artículo 15 de la Constitución: conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización cuando haya violación de sus derechos.

Los mecanismos por medio de los cuales el titular puede conocer la política de tratamiento de Información y sus cambios sustanciales. Este aviso puede hacerse en el momento en que se solicita la autorización.

La información reservada se refiere a casos en los que la entrega de la información al público puede causar daño a bienes o intereses públicos. Estas temáticas están en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014:

La defensa y seguridad nacional.

La seguridad pública.

Las relaciones internacionales.

La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso.

El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales.

La administración efectiva de la justicia.

La estabilidad macroeconómica y financiera del país.

Los derechos de la infancia y la adolescencia.

La salud pública.

En este punto se debe identificar si la norma que establece la excepción establece un tiempo específico de duración. Un ejemplo de esto es el numeral 4 del artículo 24 de la Ley 1755 de 2015, que establece que determinados documentos relacionados con operaciones de crédito público o tesorería de la nación serán reservados durante seis meses contados a partir de la fecha en que se hace la operación.

Si no existe una norma que diga el tiempo de la reserva, se debe tener en cuenta que el artículo 22 de la Ley 1712 de 2014 establece un límite de 15 años desde la creación del documento. Como este tiempo es sólo un máximo, la duración que se establezca debe ser razonable y proporcional al daño que se busca evitar. Es recomendable preguntarse: ¿Por cuánto tiempo se mantendrá el riesgo que se busca evitar?, ¿Este riesgo acaba cuando se termina el proceso del que forma parte la información?, ¿Después de cuánto tiempo se puede considerar que el riesgo es mitigable por otros medios diferentes a no publicar? Por ejemplo, en el caso de las investigaciones disciplinarias en que la acción del Estado prescribe en cinco años desde la ocurrencia de los hechos, si pasado ese tiempo no se ha formulado pliego de cargos, no habría sentido de reservar la información, porque la investigación no puede adelantarse y la persona investigada ya no puede ser sancionada.

Excepción total o parcial: En este dato se indica si todo el documento es reservado o clasificado o sólo una parte de él. Si sólo un dato o información es reservado o clasificado dentro de un documento, esto no hace que todo lo que se contenga en él lo deba ser. Por ejemplo, las hojas de vida de los funcionarios públicos pueden darse a conocer sin las direcciones o teléfonos personales, permitiendo que la gente conozca su experiencia profesional o formación académica. En ocasiones es suficiente con borrar o tachar apartes como nombres, datos de identificación o de contacto o algunos hechos.

Fundamento Constitucional o Legal: Los fundamentos de las excepciones deben estar de forma expresa en una ley, decreto con fuerza de ley, tratado o convenio internacional ratificado por el Congreso o artículo de la Constitución. Tenga en cuenta:

Siempre debe indicarse exactamente el artículo que establece la reserva o clasificación. No es suficiente con incluir únicamente el número de la norma.

En el caso de los datos personales, se debe indicar si se trata de información privada, semi privada (artículo 3 de la Ley 1266 de 2008) o de datos sensibles (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012).

Si el fundamento está en una norma de menor rango como un decreto o una resolución, no puede aplicarse.

Para la elaboración de este índice, no basta con referirse a uno de los temas de los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 o mencionar de forma general una norma. Tiene que indicarse el artículo específico de una ley, decreto con fuerza de ley, tratado o convenio internacional ratificado por el Congreso o artículo de la Constitución que permita esa reserva o clasificación de forma expresa. De igual manera, el Índice de Información Clasificada y Reservada debe elaborarse en una hoja de cálculo para facilitar la realización de filtros y agrupaciones. Este instrumento tiene varios elementos comunes con el Registro de Activos de Información por lo que se hará énfasis en aquellos que son complementarios.

Componentes

Esquema de Publicación de Información

Es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para notificar sobre la información publicada en el sitio web de la entidad y la que se encuentra disponible en otros medios. Debe ser construido en una hoja de cálculo, que contenga los enlaces para el acceso a cada uno de los documentos. Debe contener:

La lista de información mínima exigida por los artículos 9, 10 y 11 de la Ley 1712.

La lista de la información publicada conforme a lo ordenado por las normas.

Información de interés para la ciudadanía publicada de forma proactiva por la entidad en el sitio web oficial.

Componentes

Realizar Publicación de la información:

Tiempo establecido para la actividad (ANS): 1 día

Registro de Activos de Información : Tras finalizar la elaboración del Registro de Activos de Información, este deberá ser adoptado por medio de acto administrativo, ser publicado en el sitio oficial de la entidad en el enlace de Transparencia y Acceso a la información, así como en el portal de Datos Abiertos del Estado Colombiano www.datos.gov.co.

Información clasificada y reservada: Debe publicarse en el sitio web del sujeto obligado, en el enlace o sección denominada “Transparencia y acceso a la información pública” y en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya.

Esquema de Publicación de Información: Tras finalizar la elaboración del Esquema de Publicación de Información, este deberá ser adoptado por medio de acto administrativo. Además se deberá publicar en el enlace de “Transparencia y Acceso a la Información” del sitio web oficial de la entidad así como en el portal de Datos Abiertos del Estado Colombiano http://www.datos.gov.co/.

Aplicar la actualización de la información:

Tiempo establecido para la actividad (ANS): 2 semanas

El registro de Activos de Información: debe actualizarse teniendo en cuenta las actualizaciones que se realicen a las Tablas de Retención Documental dado que son el insumo más importante para su elaboración. Es responsabilidad de los líderes de proceso informar al área de gestión documental cuando se creen, modifiquen o elimine información que tenga relación con el cumplimiento de sus funciones, para garantizar la veracidad de este instrumento.

Índice de información clasificada y reservada: Este instrumento debe actualizarse cada vez que una información sea calificada como reservada o clasificada o cada vez que dicha calificación haya sido levantada (deje de ser considerada como clasificada o reservada). Esto último se hará de acuerdo a lo previsto en el Programa de Gestión Documental del Sujeto Obligado.

Esquema de Publicación de Información: Se realiza cada vez que se presenten modificaciones en alguno de los elementos que lo componen. Por ejemplo, si el Plan Anual de Adquisiciones tiene dos actualizaciones anuales, para ambas ocasiones debe ser actualizado el Esquema de Publicación de Información.

NOTA: Tenga en cuenta los siguientes datos importantes:

Cuando se esté hablando de datos personales tenga en cuenta:

La información de datos personales sólo puede ser conservada por el sujeto obligado durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad con la que se recolectó la información. En el momento en que se cumpla esta finalidad, el sujeto obligado debe anonimizar la información de acuerdo al nivel de riesgo que exista de identificar a las personas de las que trata la información. Es decir, se debe eliminar la información que permita identificar a las personas titulares de la misma.

En caso de que el titular considere que se están violando sus derechos, éste podrá presentar un reclamo para corregir, actualizar o suprimir la información. Mientras ese reclamo se está resolviendo, se debe incluir una leyenda que diga “reclamo en trámite”.

Nunca se podrá reservar o clasificar una información para encubrir delitos, ineficiencias o errores de la entidad, ni para proteger el prestigio de personas o de las entidades. Por ejemplo, si un funcionario es acusado de algún delito, no podrá negarse el acceso a actas, oficios o demás documentos en poder de la entidad en la que labora y que al mismo tiempo puedan servir eventualmente como prueba en su defensa jurídica. En el mismo sentido, si existe un documento que muestra una posición equivocada o controversial de la entidad o una baja ejecución de recursos por falta de planeación, no podrá negarse el acceso.

La construcción y actualización de los Instrumentos de Gestión de Información Pública hace parte de la base para dar cumplimiento a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en la medida en que estos exigen organizar e identificar la información que produce o tiene en custodia cada sujeto obligado y otorgan la oportunidad a la ciudadanía de conocer dicha información y las condiciones para su uso. De esta forma, con el uso de estos instrumentos, los sujetos obligados pueden tener una mejor organización de la información que generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen con el fin de mejorar su gestión y procedimientos y de dar una atención al público que sea más óptima y garantista de los derechos fundamentales.

REGISTROS:

Registro de Activos de Información.

Índice de información clasificada y reservada.

Esquema de Publicación de Información.

ANEXO – FLUJOGRAMA

ANEXO

PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA	CÓDIGO: P-GD-03
VERSIÓN: 03
FECHA: 09/10/2019
PÁGINA: 18 de 18

Tiempo establecido para la actividad (ANS):

INICIO

1 mes

Definir y elaborar la información de cada instrumento

1 día

Realizar publicación de la información

2 semanas

Aplicar la actualización de la información

FIN

YOHANA

2019-10-09

Carolina Martinez Cano